איך נשמור על תיבת הדוא"ל שלנו נקיה אך גם אפקטיבית ויעילה?

היות וכיום כבר לא משתמשים בדפים וניירות כדי לכתוב מכתבים, ורב ההתכתבויות האישיות והמקצועיות החשובות ביותר שלנו נעשות במחשב באמצעות הדואר האלקטרוני, כדאי מאוד לשמור על סדר בתיבת הדוא"ל, שלא נאבד מידע חשוב מצד אחד וכדי שנוכל למצוא את המידע הדרוש לנו בקלות מצד שני.

ניתן כאן כמה טיפים שיעזרו לנו לשמור על תיבת הדואר נקיה:

להגדיר כללים ופילטרים

ברב תוכניות הדואר האלקטרוני במחשב וכן בשרתי המייל המקוונים ניתן ליצור כללים, או לסנן בעזרת פילטרים או תיוגים את ההודעות. אפשרויות אלו יעזרו לנו לארגן את תיבת הדואר שלנו ולהגיע תחילה אל הדברים החשובים יותר.

דוגמאות לכללים:

• לפתוח תיקיות למיילים חשובים ולא חשובים ולהפריד אותם
• ליצור כלל שישלח את כל דואר הספאם והפרסומות שמיגיעות אלינו לתיקיה מסויימת. שנוכל לעלעל בו בשעות הפנאי אך זה לא יפריע לנו בשוטף
• בתוכניות מסויימות אפשר לסנן דואר זבל לפי מילים מסויימות שאנחנו לא רוצים לקבל.

השתמשו בתיקיות דואר אלקטרוני

הכי טוב לארגון תיבת הדואר זה לסדר כל מייל שנכנס בתוך תיקיה במחשב. יש תיקיה של עבודה, יש תיקיה של משפחה. ויש תיקיה של מידע כללי. רבים יעשו גם תיקיה של חשבונות, היות והיום מקבלים הרבה פעמים חשבונות לדוא"ל.

הזהרו להשתמש במספר מצוצמצם של תקיות, שיעשו לכם סדר ויהיו מאוד ברורות, שלא תצטרכו אחר כך לעשות גם סדר בין התיקיות.

מחקו הודעות מהמחשב

לרב האנשים יש איזה פחד ממחיקת הודעות דוא"ל, כאילו שהודעות שהיום לא נחוצות להם אולי יהיו נחוצות בעוד שנה… אם ההודעה לא נראית לכם שימושית, או שהיא שימושית רק לא בשבילך – מחק אותה כעת. כך לא יכבידו על תיבת הדואר שלך המון הודעות לא נחוצות

לפני שאתה מוחק – בדוק, אולי מה שלך נראה לא רלוונטי יביא תועלת לאחרים.

שימוש בהודעות קצרות ועניניות

אם תכתוב הודעות עניניות, קצרות ומתומצתות, ממילא גם התשובות שתקבל יהיו בד"כ כאלו. זה מן כלל כזה שאנשים עונים תשובות שבד"כ מתאימות לאורך המיילים שהם מקבלים. אם אתם לא רוצים להתאמץ למצוא את מה אתם מחפשים בין המון המון מלל. הודעות קצרות ומתומצתות יעשו את העבודה.

ניוזלטר

ניוזלטרים הם דבר מפתה, מצד אחד נראה מעניין, מצד שני מכביד על תיבת הדואר ובד"כ לא מעניים אחרי תקופה. הכי טוב לא להרשם בכלל לניוזלטרים, אם נרשמת ואתה לא קורא את השניים הראשונים פשוט תסיר את עצמך מקבלת הניוזלטר. זה סתם יבלבל אותך, ואין לזה שום צורך.

מקווים שעזרנו לכם…